EXELIS accorde une importance particulière à la protection des données personnelles et au respect de la vie privée des personnes qui utilisent son site internet et ses services. La présente politique de confidentialité explique quelles données personnelles peuvent être collectées, pourquoi elles sont utilisées, pendant combien de temps elles sont conservées, avec qui elles peuvent être partagées et quels sont les droits des personnes concernées. Elle concerne le site internet www.my-exelis.com, ainsi que les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre des demandes effectuées à partir de ce site.
1. Responsable du traitement Le responsable des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du site est : EXELIS SARL au capital social de 2.900€ 69 rue de Canoville, 91540 Mennecy SIREN : 844915363 SIRET : 84491536300023 E-mail : contact@my-exelis.com Téléphone : +33 9 81 76 22 51 EXELIS détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre de son activité, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
2. Qu'est-ce qu'une donnée personnelle ? Une donnée personnelle est toute information permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique.Il peut notamment s'agir : d'un nom et d'un prénom ; d'une adresse e-mail ; d'un numéro de téléphone ; d'une adresse postale ; d'une fonction ou d'une entreprise ; d'une adresse IP ; d'informations relatives à une demande de formation ; d'informations relatives à une inscription ou à une participation à une formation
3. Quelles données collectons-nous ? Les données personnelles collectées dépendent de la manière dont vous utilisez le site et des échanges que vous avez avec EXELIS. 3.1. Formulaire de contact Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, EXELIS peut collecter notamment : votre nom ; votre numéro de téléphone ; votre adresse e-mail ; le contenu de votre message ; toute information que vous choisissez de communiquer dans le champ libre. Nous vous demandons de ne communiquer que les informations nécessaires au traitement de votre demande. Nous vous invitons à ne pas communiquer dans le champ libre de données sensibles, de données médicales ou d'informations confidentielles qui ne seraient pas nécessaires à votre demande. 3.2. Demande de devis ou d'informations Lorsque vous demandez un devis ou des informations concernant une formation, EXELIS peut traiter : vos nom et prénom ; vos coordonnées professionnelles ; votre fonction ; votre entreprise ou organisme ; les informations nécessaires à votre demande ; les informations nécessaires à l'établissement du devis. 3.3. Inscription à une formation Lorsque vous ou votre entreprise vous inscrivez à une formation, EXELIS peut être amenée à traiter les données nécessaires à : l'inscription ; l'organisation de la formation ; l'envoi des convocations ; la gestion administrative ; le suivi de la présence ; l'évaluation de la formation ; l'établissement des attestations ou certificats ; la facturation ; la gestion du financement de la formation. 3.4. Données relatives aux personnes en situation de handicap Lorsque cela est nécessaire à l'organisation d'une formation ou à la mise en place d'un aménagement, EXELIS peut être amenée à recevoir certaines informations relatives aux besoins spécifiques d'un participant. EXELIS demande que seules les informations strictement nécessaires à l'organisation de l'accueil ou de l'aménagement soient communiquées. Lorsque des informations relevant de catégories particulières de données sont concernées, leur traitement est réalisé uniquement lorsque cela est nécessaire et sur le fondement juridique approprié.
4. Pourquoi utilisons-nous vos données ? EXELIS utilise les données personnelles pour les finalités suivantes : Gestion des demandes répondre aux demandes envoyées via le formulaire de contact ; répondre aux demandes de renseignements ; répondre aux demandes de devis ; assurer le suivi des échanges. Gestion commerciale établir des propositions commerciales ; gérer la relation avec les prospects ; gérer la relation avec les clients ; assurer le suivi des prestations. Gestion des formations enregistrer les inscriptions ; organiser les sessions ; communiquer les informations pratiques ; gérer les convocations ; suivre la participation ; évaluer les acquis ; délivrer les attestations et certificats ; gérer les éventuelles demandes d'aménagement. Gestion administrative et financière établir les conventions et documents contractuels ; établir les factures ; gérer les paiements ; gérer les relations avec les organismes financeurs et OPCO lorsque cela est nécessaire. Obligations légales respecter les obligations légales et réglementaires applicables ; conserver certains documents lorsque la loi l'impose ; répondre aux demandes des autorités compétentes lorsque cela est légalement requis. Sécurité assurer la sécurité du site ; prévenir les tentatives d'intrusion ; détecter et prévenir les comportements frauduleux ; assurer la disponibilité et l'intégrité du site. Statistiques et amélioration du site Lorsque cela est applicable, EXELIS peut utiliser des outils de mesure d'audience afin de comprendre la fréquentation du site et d'améliorer ses contenus et fonctionnalités.
5. Sur quelles bases légales traitons-nous vos données ? Les traitements de données personnelles réalisés par EXELIS reposent, selon les cas, sur l'une des bases juridiques prévues par le RGPD. 5.1. Mesures précontractuelles Lorsque vous demandez un devis, une information ou une prestation, certaines données peuvent être nécessaires afin de répondre à votre demande et de préparer la relation contractuelle. 5.2. Exécution d'un contrat Lorsque vous êtes client ou stagiaire, certaines données sont nécessaires à l'exécution de la prestation de formation et à la gestion de la relation contractuelle. 5.3. Obligation légale Certaines données doivent être conservées ou traitées afin de respecter les obligations légales, notamment en matière comptable, fiscale, administrative ou de formation professionnelle. 5.4. Intérêt légitime EXELIS peut traiter certaines données sur le fondement de son intérêt légitime, notamment pour : assurer la sécurité de son site et de ses systèmes ; gérer ses relations avec ses clients et prospects ; prévenir les fraudes et abus ; défendre ses droits ; améliorer ses services. Dans ce cas, EXELIS veille à ce que ses intérêts légitimes ne portent pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des personnes concernées. 5.5. Consentement Lorsque la réglementation impose le recueil d'un consentement préalable, notamment pour certains cookies, traceurs ou opérations de prospection commerciale, EXELIS recueille ce consentement avant de réaliser le traitement concerné.Le consentement peut être retiré à tout moment.
6. Les données sont-elles obligatoires ? Lorsque certaines informations sont indispensables au traitement d'une demande, elles sont signalées comme obligatoires au moment de leur collecte. Si vous ne fournissez pas les données nécessaires, EXELIS peut ne pas être en mesure : de répondre à votre demande ; d'établir un devis ; d'inscrire un stagiaire ; d'organiser une formation ; de délivrer certains documents ; ou d'exécuter certaines obligations contractuelles. Les informations facultatives peuvent être communiquées librement.
7. Combien de temps conservons-nous vos données ? EXELIS ne conserve pas les données personnelles pendant une durée supérieure à celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sauf lorsque la loi impose ou autorise une durée de conservation plus longue. Les durées de conservation varient selon le type de données et la finalité du traitement. 7.1. Demandes de contact Les données communiquées dans le cadre d'une demande de contact sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement et au suivi de la demande. Lorsqu'aucune relation commerciale n'est engagée, elles sont ensuite supprimées ou archivées conformément à la politique interne de conservation d'EXELIS. 7.2. Prospects Les données des prospects utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant la durée autorisée par la réglementation applicable. Les personnes peuvent s'opposer à tout moment à la réception de communications commerciales. 7.3. Clients Les données nécessaires à la gestion de la relation commerciale sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Certaines données peuvent ensuite être archivées pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales ou à la défense des droits d'EXELIS. 7.4. Facturation et comptabilité Certaines données figurant sur les factures et pièces comptables sont conservées pendant la durée imposée par les obligations légales applicables. 7.5. Données relatives aux formations Les données relatives aux formations sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion administrative, pédagogique et contractuelle de la formation, puis pendant les durées imposées par les obligations légales ou nécessaires à la défense des droits d'EXELIS. Les durées précises sont déterminées dans les procédures internes d'EXELIS.
8. Qui peut accéder à vos données ? Vos données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.Il peut notamment s'agir : des collaborateurs habilités d'EXELIS ; des personnes chargées de la gestion commerciale ; des personnes chargées de l'administration des formations ; des formateurs ou intervenants lorsque les informations sont nécessaires à la réalisation de la formation ; du service comptable ou des personnes chargées de la facturation. Certaines données peuvent également être communiquées à des prestataires externes intervenant pour le compte d'EXELIS.
9. Nos sous-traitants EXELIS peut faire appel à des prestataires techniques ou administratifs pour assurer notamment : l'hébergement du site ; la maintenance ; la sécurité informatique ; la messagerie électronique ; les sauvegardes ; la gestion des formations ; la gestion comptable ; la mesure d'audience ; certains services techniques nécessaires au fonctionnement du site. Lorsque ces prestataires traitent des données personnelles pour le compte d'EXELIS, les relations sont encadrées conformément aux exigences du RGPD. EXELIS veille notamment à ce que les sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de protection des données.
10. Google Analytics et mesure d'audience Le site peut utiliser Google Analytics ou une solution équivalente afin de mesurer sa fréquentation et de comprendre la manière dont les visiteurs utilisent le site. La configuration effectivement utilisée par EXELIS détermine si l'outil peut bénéficier d'une exemption de consentement ou si le consentement préalable du visiteur est nécessaire. Lorsque le consentement est requis, l'outil n'est activé qu'après obtention du consentement de l'utilisateur.Lorsque l'outil est utilisé dans le cadre d'une exemption de consentement, EXELIS veille à ce que les conditions prévues par la réglementation applicable soient respectées.La CNIL prévoit notamment une exemption pour certains outils de mesure d'audience lorsqu'ils sont configurés de manière à respecter des conditions strictes : finalité limitée à la mesure d'audience, statistiques anonymes, absence de suivi intersites et absence de recoupement avec d'autres traitements.
11. Wordfence et sécurité du site EXELIS peut utiliser des outils de sécurité tels que Wordfence afin de protéger son site contre les attaques, tentatives d'intrusion, comportements malveillants ou utilisations frauduleuses. Dans le cadre de cette finalité, certaines informations techniques peuvent être traitées, notamment des informations relatives à la connexion, au terminal ou à l'activité effectuée sur le site. Ces traitements sont mis en œuvre dans le but d'assurer la sécurité du site et des systèmes d'information d'EXELIS.Les données traitées, les durées de conservation et les éventuels transferts internationaux dépendent de la configuration effectivement utilisée par EXELIS et des services souscrits auprès du prestataire.
12. Cookies et autres traceurs Le site www.my-exelis.com peut utiliser des cookies et autres traceurs.Certains sont strictement nécessaires au fonctionnement du site ou à sa sécurité.D'autres peuvent être utilisés pour : mesurer l'audience ; améliorer le site ; proposer certaines fonctionnalités ; analyser l'utilisation du site. Lorsque le consentement est requis, ces traceurs ne sont activés qu'après obtention du consentement de l'utilisateur.Le consentement peut être refusé ou retiré à tout moment. EXELIS met à disposition un mécanisme permettant de gérer les préférences relatives aux cookies lorsque cela est requis. Une politique Cookies spécifique détaille les catégories de cookies et traceurs utilisés sur le site.
13. Google Maps et services tiers Certaines pages du site peuvent proposer des liens ou intégrer des services tiers, notamment des services de cartographie. Lorsque vous cliquez sur un lien permettant d'accéder à un service tiers, vous quittez le site d'EXELIS et êtes soumis aux conditions et politiques de confidentialité du service concerné. Lorsque des services tiers sont intégrés directement dans une page, leur fonctionnement peut entraîner la transmission de certaines informations techniques au prestataire concerné. EXELIS veille à limiter ces traitements conformément à la réglementation applicable.
14. Transferts de données hors de l'Espace économique européen Certains prestataires utilisés par EXELIS peuvent traiter des données personnelles dans des pays situés en dehors de l'Espace économique européen. Lorsque cela est le cas, EXELIS vérifie que le transfert repose sur un mécanisme autorisé par la réglementation applicable. Il peut notamment s'agir : d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ; de clauses contractuelles types ; d'un autre mécanisme reconnu par le RGPD. Les informations relatives aux transferts internationaux sont documentées dans le cadre des relations avec les prestataires concernés.
15. Sécurité des données EXELIS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles.Ces mesures peuvent notamment comprendre : la limitation des accès aux seules personnes habilitées ; la gestion des comptes utilisateurs ; la protection des accès administrateurs ; la mise à jour des logiciels et extensions ; la sécurisation des échanges ; la protection contre les logiciels malveillants ; la sauvegarde des données ; la surveillance des événements de sécurité ; la procédure de gestion des incidents. Aucune transmission sur Internet ou aucun système informatique ne pouvant être garanti comme totalement sécurisé, EXELIS met en œuvre des mesures proportionnées aux risques associés aux traitements réalisés.
16. Prospection commerciale EXELIS peut être amenée à communiquer avec ses clients et prospects afin de présenter ses formations, services, actualités ou offres commerciales. Les règles applicables dépendent notamment : du type de communication ; du canal utilisé ; du statut du destinataire, particulier ou professionnel ; de l'existence d'une relation commerciale antérieure ; du fondement juridique applicable. Lorsque le consentement préalable est obligatoire, EXELIS le recueille avant l'envoi de communications commerciales. Lorsque la réglementation permet une prospection fondée sur l'intérêt légitime, EXELIS informe les personnes concernées et leur permet de s'opposer facilement et gratuitement aux communications. Chaque communication électronique de prospection comporte, lorsque cela est applicable, un moyen simple permettant de ne plus recevoir de communications commerciales.
17. Vos droits Conformément au RGPD et à la réglementation française applicable, vous disposez, selon les circonstances et sous réserve des conditions légales applicables, des droits suivants : Droit d'accès Vous pouvez demander à savoir si EXELIS traite des données vous concernant et obtenir une copie des données concernées. Droit de rectification Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes. Droit à l'effacement Vous pouvez demander la suppression de vos données lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies. Droit à la limitation Vous pouvez demander que l'utilisation de vos données soit limitée dans certains cas prévus par la réglementation. Droit d'opposition Vous pouvez vous opposer à certains traitements de vos données, notamment lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection commerciale. Droit à la portabilité Lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible. Droit de retirer votre consentement Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.
18. Comment exercer vos droits ? Vous pouvez exercer vos droits en adressant votre demande : Par e-mail : contact@my-exelis.com Par courrier : EXELIS - 69 rue Canoville, 91540 Mennecy Votre demande doit, lorsque cela est nécessaire, permettre à EXELIS de vous identifier et de comprendre précisément l'objet de votre demande. EXELIS peut demander un justificatif d'identité uniquement lorsqu'il existe un doute raisonnable sur l'identité du demandeur et dans les conditions prévues par la réglementation. EXELIS répond aux demandes dans les délais prévus par le RGPD.
19. Réclamation auprès de la CNIL Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles par EXELIS ne respecte pas la réglementation applicable, nous vous invitons dans un premier temps à nous contacter afin que nous puissions examiner votre demande. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la :Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) La CNIL est l'autorité française chargée de la protection des données personnelles.
20. Données concernant des mineurs Les services proposés par EXELIS sont principalement destinés à des professionnels et à des adultes. Si, dans le cadre d'une prestation particulière, des données concernant des mineurs devaient être collectées, EXELIS mettrait en œuvre les mesures nécessaires pour respecter les règles applicables à la protection des données des mineurs.
21. Liens vers des sites tiers Le site peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers. EXELIS n'est pas responsable du contenu, des pratiques de confidentialité ou des traitements de données réalisés sur ces sites tiers. Nous vous recommandons de consulter la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.
22. Mise à jour de la politique de confidentialité EXELIS peut modifier la présente politique afin de tenir compte : de l'évolution de ses services ; de l'évolution de ses traitements ; de l'évolution des outils utilisés sur le site ; de l'évolution de la réglementation applicable ; des recommandations ou décisions des autorités compétentes. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. En cas de modification substantielle, EXELIS pourra prendre toute mesure appropriée afin d'en informer les personnes concernées lorsque cela est nécessaire.
23. Contact Pour toute question concernant la présente politique ou la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter EXELIS : EXELIS - 69 rue Canoville, 91540 Mennecy E-mail : contact@my-exelis.com Téléphone : +33 9 81 76 22 51
